Toepassingen: bibliotheek en museum

Deze module is in eerste instantie gemaakt ten behoeve van historische en heemkundige verenigingen en oudheidkamers. Bedoeld om vast te leggen wat er in de bibliotheek en in het museum of depot te vinden is. Voor de bibliotheek is er een uitleenadministratie.

Ook voor particulieren
De module Registratie blijkt ook voor particulieren goed te gebruiken. Uiteraard voor de privébibliotheek, maar ook voor de registratie van familiebezittingen zoals antiek en juwelen.

Publicatie op Internet

De gegevens uit de bibliotheek kunnen op Internet worden gepubliceerd in de vorm van een register van titels, overzichten per collectie en details per publicatie. Zie het voorbeeld.

Gekoppelde personen

De betrokkenheid van personen bij publicaties en objecten is terug te vinden via de Vermeldingen bij een persoon. Daarnaast worden leveranciers rechtstreeks aan het object gekoppeld. Leners van publicaties zijn gekoppeld via de bruikleenadministratie.

Overzichten

De volgende standaard rapporten zijn beschikbaar:

• Detailblad publicatie
• Detailblad object
• Bibliotheek alfabetisch
• Bibliotheek inventaris

Database

De module Registratie bestaat uit de volgende tabellen: Publicatie, Object, Objectfacet, Collectie, NUR-codering, Standplaats, Kast, Archiefdoos, Tarief voor huur- en borgsom, Bruikleenadministratie.

Object is hier de verzamelnaam voor alle bezittingen, niet zijnde publicaties. Objecten kunnen worden gegroepeerd in collecties.

Kenmerken
Per object kunnen de volgende kenmerken worden vastgelegd: inventarisnummer, naam of titel, beschrijving, opschrift of inscriptie, eventueel hoofdobject, datering, toestand, compleetheid, gewicht en afmetingen, plaatsingsgegevens, administratieve gegevens over de verwerving en over eventuele ontzameling.
Voor museale instellingen is er de mogelijkheid om de Musip-kwalificatie en de geografische gebondenheid vast te leggen.
Omdat iedere soort object zijn eigen specifieke kenmerken kan hebben, kan een onbeperkt aantal kenmerken worden vastgelegd via de trefwoorden. Zie hieronder.

Trefwoorden
Een object kan worden beschreven en toegankelijk gemaakt via trefwoorden. Die trefwoorden zijn gekoppeld aan de thesaurus. Bij ieder trefwoord dient tevens een Facet te worden ingevoerd. Met een facet wordt een voor het object specifiek kenmerk benoemd, bijvoorbeeld kleur, afgebeelde voorstelling, techniek, soort lijst, etc.

Betrokkenen
Per object kunnen betrokkenen worden vastgelegd via Vermeldingen. Dit zijn vermeldingen uit de categorie Registratie. Standaard worden de volgende soorten vermeldingen meegeleverd: schilder en vervaardiger. Dit mag naar behoefte zelf worden uitgebreid met nieuwe soorten vermeldingen.
Betrokkenen kunnen alle personen en rechtspersonen zijn, die in het verleden enige relatie met het object hebben gehad, zoals: vervaardiger of schilder, maar ook gebruiker, eigenaar, vinder of preparateur. Ook deze vermeldingen kunnen uiteraard naar keuze wel of niet aan een Persoon worden gekoppeld.

Publicatie is hier de verzamelnaam voor alles wat in een bibliotheek te vinden is: boeken, brochures, catalogi, CD's, DVD's, films, grammofoonplaten, kaarten, knipsels, tijdschriften en videobanden.
Boeken kunnen worden onderverdeeld in hoofdstukken en tijdschriften in artikelen.
Publicaties kunnen worden gegroepeerd in collecties.

Kenmerken
Per publicatie kan een groot aantal kenmerken worden vastgelegd, zoals titel, subtitel, samenvatting, ISBN- of ISSN-code, NUR-code, uitgever, druk/editie, plaats en jaar van uitgave, reeks, jaargang, annotatie, illustraties, omvang, vreemde taal, toestand, plaatsingsgegevens, administratieve gegevens over de verwerving en over eventuele ontzameling.

Bruikleenadministratie
Publicaties kunnen worden uitgeleend. De lener is een persoon of rechtspersoon in de tabel Persoon. Voor het lenen kan eventueel een borgsom en een huursom in rekening worden gebracht. Daartoe kan gebruik worden gemaakt van de tarieven-tabel.

Betrokkenen
Per publicatie kunnen betrokkenen worden vastgelegd via persoonsvermeldingen. Standaard worden de volgende soorten vermeldingen meegeleverd: auteur, beschrijver, illustrator, redacteur, samensteller, vertaler. Dit mag naar behoefte zelf worden uitgebreid met nieuwe soorten vermeldingen. De vermeldingen kunnen naar keuze wel of niet aan een Persoon worden gekoppeld.

Gekoppelde bronnen
Meerdere Bronnen kunnen aan een Publicatie worden gekoppeld, en één Publicatie per Bron. Als een Bron aan een publicatie wordt gekoppeld, vervallen in die Bron de velden Auteur en Bibliografie.

Gekoppelde objecten
Als in een Publicatie één of meerdere Objecten staan beschreven, kan ook die relatie worden vastgelegd.

Registratie versies

De module Registratie is leverbaar als privéversie voor maximaal 200 boeken en objecten per database en als ongelimiteerde versie.
De module Registratie kan niet zelfstandig worden gebruikt, maar is een aanvulling op de module Genealogie.
De module Registratie is voor iedereen zichtbaar te maken via de systeemparameter ‘Registratie' onder [Instellingen]. Als probeerversie kunnen dan 5 publicaties en 5 objecten worden ingevoerd.

Ruurd voor professionele gebruikers

Hoewel de module Registratie vele mogelijkheden biedt, zullen professionele organisaties mogelijk meer eisen aan het systeem stellen.
Voor deze organisaties hebben we het programma Ruurd.
Ruurd is evenals Haza-21 gebaseerd op het programma Flexpoint en kan geleverd worden voor de database-systemen MS Jet, MS SQL Server en Oracle.