Ruurd Erfgoedsoftware

Relationeel Universeel Uitleen-, Registratie- en Documentatiesysteem
voor erfgoedinstellingen

De Thesaurus staat centraal in Ruurd. In de Thesaurus worden termen in hun onderlinge relaties vastgelegd. Een term is uniek binnen een domein (type). Binnen de termen worden onderscheiden: voorkeurstermen, niet-voorkeurstermen, gidstermen en toptermen.

De gebruiker kan deze thesaurus zelf opbouwen, maar ook een bestaande thesaurus importeren, zoals bijvoorbeeld de AAT (Art & Architecture Thesaurus nederlandstalig).

De Thesaurus ondersteunt de gebruiker bij het beschrijven van objecten, archieven, boeken, etc. met behulp van gecontroleerde termen. Eenmaal op deze wijze beschreven, biedt de Thesaurus krachtige functies voor de inhoudelijke ontsluiting van die objecten, archieven, etc.

Wat is een thesaurus?

Eén van de vele definities luidt: "Een thesaurus is een alfabetisch geordende gestructureerde en gecontroleerde lijst van termen met hun onderlinge (hiërarchische, associatieve en/of semantische) relaties, die wordt gebruikt bij het toegankelijk maken en raadplegen van informatie".

Het nut van een thesaurus

Een thesaurus wordt gebruikt waar het gebruik van vrije trefwoorden (ook wel "full text retrieval" genoemd) bij de ontsluiting van grotere bestanden problemen geeft. Namelijk waar het zoeken van gegevens veel 'ruis' oplevert (dingen die u niet zoekt) vanwege allerlei taalproblemen. Die problemen zijn o.a. synoniemen, homoniemen, spellingvarianten, afkortingen, vaktermen, etc. Dat maakt het snel vinden van de gezochte informatie lastig.

Bij historisch materiaal zijn de problemen nog groter doordat de namen voor objecten en begrippen in de loop van de tijd veranderen of in onbruik geraken. Het gebruik van gecontroleerde trefwoorden is in een historische en cultuurhistorische omgeving dan ook onontbeerlijk.

Doordat de trefwoorden in hun onderlinge relaties worden getoond, kan het de onderzoeker ook attent maken op trefwoorden waaraan anders niet zou zijn gedacht.

Relaties binnen de Thesaurus

Binnen Ruurd zijn de onderstaande relaties beschikbaar. De afkortingen zijn die volgens de internationale standaard.

NT : Specifiekere termen
BT : Ruimere termen (poly-hiërarchisch)
UF : Niet-voorkeurstermen
USE : Voorkeurstermen
SN : Toelichting
RT : Gerelateerde termen
: Synoniemen

Gebruik

De termen uit de Thesaurus worden in diverse tabellen binnen Ruurd gebruikt om de gewenste facetten te beschrijven met standaard trefwoorden.
Vanuit de Thesaurus is dan met één blik te overzien waar een term wordt gebruikt, tot op drie niveau's specifiekere termen diep.
De Thesaurus wordt gebruikt vanuit:

Objecten;
Objectonderdelen;
Personen en instellingen;
Informatiedragers (boeken, etc);
Archiefblokken;
Archiefbestanddelen;
Archiefstukken;
Archiefvormers;
Objecten in de topografisch-historische atlas.

Internet

Op de met Ruurd gegenereerde pagina's voor uw website heeft de Thesaurus een centrale rol bij het vinden van informatie. Op Internet worden alleen de gebruikte termen getoond inclusief de verwijzingen naar bredere en specifiekere termen. De gebruiker kan per term instellen of die term wel of niet op Internet getoond moet worden.

Anders dan bij de meeste andere systemen is de thesaurus als bladerfunctie beschikbaar. De bezoeker hoeft dus niet zelf een zoekterm in te vullen, met de kans dat die niet bestaat.

Toelichting

Voor de bezoekers op Internet is een uitgebreide toelichting voor het gebruik van de thesaurus beschikbaar. Deze toelichting wordt automatisch gegenereerd en bevat uitsluitend informatie over toegepaste onderdelen van de thesaurus. Zie als voorbeeld de toelichting op de thesaurus van het Ruurd Wiersma Hûs.

Relationeel Universeel Uitleen-, Registratie- en Documentatiesysteem voor erfgoedinstellingen